Offentlighet och allmänna handlingar

Lyssna

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Den vanligast registerformen i kommunen är ett diarium.

Allmänna handlingar

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Den vanligast registerformen i kommunen är ett diarium, men här återfinns bara en bråkdel av alla allmänna handlingar som finns hos kommunen. Många allmänna handlingar finns i andra typer av register eller i särskilda verksamhetssystem.

Vad är en allmän handling?

En handling kan vara ett pappersdokument, t.ex. ett brev. Men det kan också vara en s.k. upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att uppfattas. Det kan var ett e-postmeddelande eller en ljud- eller videoinspelning.

För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos kommunen. Detta innebär att den ska finnas i kommunens lokaler eller att kommunen ska ha tillgång till handlingen via ett tekniskt hjälpmedel, t.ex. en dator. Handlingen ska var inkommen till myndigheten eller upprättad av myndigheten. En allmän handling är vanligtvis offentlig, d.v.s. vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda, d.v.s. hemliga.

Vad finns i ett diarium?

I diariet finner du det mesta av den officiella kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter som till exempel inkommen och utgående post. Alla brev och handlingar, även e-post, som kommer in till en kommun är i regel offentliga och får, med vissa undantag, läsas av alla enligt tryckfrihetsförordningen.

Vissa ärenden/handlingar kan undantas från offentlighet enligt sekretesslagen. Det finns också regler i personuppgiftslagen som gör att vissa uppgifter om enskilda personer inte är offentliga.

Varje förvaltning i kommunen har ett eget diarium.

Vill du ta del av allmänna handlingar, kontaktar kommunsekreterare Sofia Gustafsson.

Kontaktperson: Maria Syd